kintoneで「できること」「できないこと」とは？

kintoneを導入し、自社に適した業務アプリを開発することで課題解決を成し遂げたいと考えている人が多いのではないでしょうか。しかし、具体的にどのようなことができるのか・できないのか理解してない人も少なくありません。

kintoneに備わっている機能やできることを理解しておくことで、導入後のイメージを抱きやすくなります。また、できないことについても把握しておけば、あとから困らずに済むでしょう。

ぜひ、本記事を参考にして、kintoneでできること・できないことに関する理解を深めてください。

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kintoneとは？

公式サイト kintone

kintoneとは、プログラミングに関するスキルがない人でも直観的に業務アプリを開発できる便利なクラウドツールです。基本機能として、必要な分だけ多様なアプリを作成できる機能・コミュニケーションの場を作成できる機能が備わっています。

kintoneにおけるアプリとは、社員・顧客・経理などに関するさまざまな情報を蓄積・一覧・検索できるシステムのことを指します。アプリを開発する際には、リッチテキスト・日付・チェックボックス・計算を始めとする28個のパーツを組み合わせていきます。

100種類以上のサンプルアプリが用意されているため、サクサクとアプリを開発できるのが嬉しいポイントです。また、サンプルアプリを利用するほかにも、自社ですでに活用しているExcelやCSVを読み込むことでアプリ化することも可能です。

ドラッグ＆ドロップで簡単にアプリ開発ができるうえに、いつでも編集できるため、使いながら仕様を変えていくことも可能です。すっきりとしたフォーマットのアプリに仕上がるため、社員にとっても使い心地が良く、負担にならないのも魅力のひとつです。

コミュニケーション機能としては、アプリ内にコメント欄を追加したり、「スペース」という掲示板機能が搭載されたコンテンツを追加したりできます。また、メンション機能や個人メッセージ機能も備わっているため、幅広いコミュニケーション手段を利用できます。

さらに、kintoneの基本機能では開発できないアプリでも、プラグインを追加することで対応できます。kintoneには多様なプラグインが用意されているため、上手に活用することでできることは無限大です。また、WordPressやslackといった外部ツールとの連携もできるため、利用の幅が広がります。

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kintoneの運営会社は？

公式サイト サイボウズ株式会社

kintoneの運営会社であるサイボウズ株式会社は、「チームワークあふれる社会を創る」を理念として掲げ、社会問題の解決に注力している企業です。最も知名度が高いサービスとしてkintoneを提供していますが、ほかにも数多くのツールをリリースしています。具体的には、以下のとおりです。

• サイボウズ Office 10：中小企業向けのグループウェア
• Garoon：大企業向けの管理機能が搭載されている
• メールワイズ：顧客や取引先からのメールを社内で共有できるツール
• リモートサービス：サイボウズ製品や多様なWebシステムを使うためのネットワーク環境を提供
• KUNAI：サイボウズのグループウェア専用スマートフォンアプリ

どれもチームワークを強化するために有効なサービスなため、利用者が多く評判も高いです。また、各サービスの導入・運用支援サービスも実施しているため、うまく使いこなせるか不安な企業でも安心できるでしょう。

さまざまなツールを提供している他にも、社会問題を解決するための活動に力を入れています。具体的な活動内容は、以下のとおりです。

• チームワークを教える活動：社会人・学生向けに研修を実施
• 非営利団体向け支援：災害支援・虐待防止などのプランを提供
• 地方創生支援：風土醸成支援・ITツール相談・制度相談を実施
• 起業家支援×地域活性化：地域クラウド交流会を実施
• アクセシビリティへの取り組み：すべての人がチームに入るためのサービスを提供

このことから、サイボウズ株式会社は日本が抱えている数多くの課題にアプローチしている社会貢献性の高い企業だと言えます。

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kintoneでできることとは？

さまざまな機能が搭載されているkintoneですが、具体的にどのようなことができるのか分からず困っている人もいるでしょう。ここでは、kintoneの導入・活用によってできることを具体的に紹介します。kintoneを導入するか迷っている人は、ぜひ参考にしてください。

売上管理

顧客情報や案件情報を一元管理することで、売上高の進捗を可視化できます。会社全体の売上管理をするほかにも、店舗ごと・担当案件ごと・チームごとの売上も管理できるため、細かな数値まで把握できるのが嬉しいポイントです。

リアルタイムでデータをグラフ化できるため、集計の手間を省けて効率的です。また、予測用の計算式を設定しておくことで、今後の売上予測値を導き出すこともできます。売上データを見ながら社内で議論を進められるため、業務改善に役立つのも魅力的です。

勤怠管理

kintoneを使って勤怠管理アプリを作成すれば、タイムカードやExcelでの勤怠管理を効率化できます。出退勤管理のほかにも、残業や休暇の申請・有給残日数管理・緊急時の勤怠連絡などもひとつのアプリで行えるため、社員への負担も軽減できるでしょう。

社員からの申請に対してコメントを入力できる機能も搭載できるため、口頭でのやりとりによるコミュニケーションコストを削減できます。また、kintoneはスマートフォンなどのデバイスにも対応しているため、急な体調不良が発生した際にもすぐに対応できるのが嬉しいポイントです。

アンケート・調査

社内や社外でアンケートを実施する際にも、kintoneを活用できます。セミナー参加者を対象としたアンケート・顧客の物件希望調査・アルバイトやスタッフの募集・保護者からの学校評価調査など、幅広い用途に使えるのも魅力のひとつです。

また、必須項目を設定したり回答の重複を制限したりできるため、抜け漏れのないアンケート回収が可能です。各アンケート項目を閲覧できる人を設定できるため、顧客の個人情報を収集する・匿名アンケートを実施する、といったこともできます。

さらに、集計の手間をかけずにアンケート結果を集計できるため、スピーディーに数値を確認できるのも嬉しいポイントです。レポート機能・リマインド通知機能などを使えば、日々の業務の可視化やタスク漏れを防ぐこともできます。

日報・報告書

日報や報告書を集める際に、社員によってフォーマットや記載ルールがバラバラで集計しにくいと感じている企業も多く存在します。kintoneで日報や報告書に関するアプリを開発すれば、統一されたフォーマット・ルールに基づいて回収できます。

また、営業担当者などの外出が多い社員でも、移動中などにスマートフォンから日報・報告書を作成できるため、報告のために会社に戻る必要がありません。自由度高くアプリをカスタマイズできるkintoneだからこそ、現場業務に合わせて柔軟にフォーマットを作成できます。

顧客・案件管理

案件や顧客に関するデータ入力にkintoneのアプリを活用することで、簡単に情報を一元化できます。そのため、属人化や二重管理を防ぎ、無駄な業務を減らせます。また、担当者が変更となった際にも、過去の履歴を遡って確認できるため引継ぎ業務の負担を軽減できるのも嬉しいポイントです。

担当者別に案件の進捗度合いをグラフ化できるため、社員への指導やリソースの把握がしやすい点も魅力です。

問い合わせ管理

問い合わせ管理業務に関するアプリを開発すれば、顧客から寄せられた問い合わせの内容や対応状況を一元管理できるため、顧客を長時間待たせることなくスピーディーな対応が可能です。

具体的には、コールセンターでの苦情管理・内覧の申し込み管理・店舗への問い合わせ管理・地域への視察申し込み管理など、さまざまな業界・業種における業務に対応できます。また、寄せられることの多い質問を社内で共有できるため、社員のスキルを均質化できます。

採用管理

kintoneを使って採用管理をすれば、応募者からのエントリー・面接履歴・入社後の研修などを一元管理できます。エントリーシートの提出フォームや面接記録管理に活用するほか、採用媒体の効果分析もできるため、採用管理を効率化できるでしょう。

受発注管理

属人化しやすい受発注業務も、kintoneを使えば大幅に効率化できます。Webフォームとの連携をすれば、Web上で簡単に発注できるうえに、自動登録ができるため発注者・受注者の手間を削減できます。

また、ボタン1つで請求書を作成でき、生産性の向上に役立つのもメリットです。受発注に関してプロセスに沿った進捗管理ができるうえに、クライアント企業や協力会社とのやり取りも可視化できます。

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kintoneでできないこと・注意点とは？

できることの多いkintoneですが、できないことや注意点も存在します。あらかじめ把握しておかないと、使い始めてから困ることになりかねません。

この項ではkintoneでできないことや注意点について詳しく解説するので、理解を深めたうえでkintoneの導入・活用を進めましょう。

データ容量が一人あたり5GBまで

kintoneにはスタンダードコース・ライトコースの2種類のプランが用意されていますが、どちらを選んだ場合でもデータ容量は1人あたり5GBまでです。そのため、企業によっては容量が足りなくなってしまう恐れがあります。

オプション料金を支払って10GB分使えるようにすることも可能です。1ユーザーあたり月額1,000円・年額11,760円で容量を10GBにできるため、たくさん使用する予定の人は、ぜひオプションの追加を検討してみてください。

アプリ内のフィールド数を無限に増やせない

kintoneでは、アプリ内のフィールド数の上限が500個までと制限されています。フィールドとは、入力フォームなどを構成する書き込み欄や入力項目のことを指します。登録レコード数には上限がないものの、フィールドの数を無限に増やすことはできません。

データ量が多すぎると一覧表示や検索の処理スピードが遅くなってしまうため、注意が必要です。kintoneを導入する前には、自社が抱えているデータが500フィールド内に収まるか必ず確認しておきましょう。

Excelのすべての関数は使えない

kintoneは、四則演算・SUM・IF・DATE_FORMATなどの基本的なExcel関数には対応しているものの、すべての関数を使えるわけではありません。そのため、経理処理や税務処理などの複雑な計算を扱う業務では、kintoneのアプリで対応できないケースもあります。

ただし、有料のプラグインを導入することで、複雑な計算を用いる業務用のアプリを開発することは可能です。また、マネーフォワードなどの会計ツールをkintoneと連携させることもできます。実際に、社会保険労務士法人はクラウド型会計ソフトウェアであるfreeeとの連携によってプラグインを導入することなく請求書の発行業務の効率化に成功しています。

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まとめ：kintoneで「できること」「できないこと」とは？

kintoneは、売上管理・勤怠管理・受発注管理など、さまざまな業務のアプリを開発できます。属人化やブラックボックス化を防いで業務の効率化や人件費削減などを実現できる便利なツールです。

ただし、データ容量が一人あたり5GBまでであることやExcelのすべての関数は使えないことは、あらかじめ理解しておく必要があるでしょう。ぜひ、本記事を参考にしてkintoneでできること・できないことに関する理解を深めてください。